為了幫助企業(yè)更有效地實(shí)施ERP，云易云下面談一下高效率、低成本、低錯(cuò)誤率地完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

1.確定工作范圍

　　首先根據(jù)ERP項(xiàng)目范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備，然后確定參與部門和人員配備，進(jìn)而確定工作計(jì)劃，根據(jù)個(gè)人對(duì)數(shù)據(jù)的掌握情況安排工作，一定不要把一堆工作安排到一個(gè)人。得不償失。

2.建立必要的編碼原則

　　ERP軟件對(duì)數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實(shí)現(xiàn)的，編碼可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識(shí)，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個(gè)可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫可以識(shí)別的唯一標(biāo)識(shí)方法。編碼原則的制定屬于企業(yè)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的建立，可以按照ISO9000的標(biāo)準(zhǔn)制定和管理，或者根據(jù)多部門一同指定標(biāo)準(zhǔn)。像純流水碼、拼音與阿拉伯字母結(jié)合。

3.建立公用信息

　　建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數(shù)據(jù)會(huì)在其他基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中被引用，并且數(shù)據(jù)量不大，可以利用較少的時(shí)間和人力完成。

4.BOM結(jié)構(gòu)的確定（根據(jù)企業(yè)情況可選）

　　如果企業(yè)應(yīng)用生產(chǎn)系統(tǒng)、計(jì)劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM就是必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這里首先應(yīng)該明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級(jí)次關(guān)系，這步工作的難點(diǎn)是半成品設(shè)定的問題。如果半成品設(shè)定層次少或?qū)哟尾辉O(shè)定，今后的統(tǒng)計(jì)分析就不能細(xì)化；如果半成品設(shè)定多，就會(huì)大大增加數(shù)據(jù)量。如果遇到下列情況，那么半成品要設(shè)置編碼管理：對(duì)半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對(duì)外銷售或用于售后服務(wù)，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統(tǒng)，BOM 每多一層，相應(yīng)增加BOM數(shù)據(jù)量的同時(shí)還會(huì)增加物料信息的數(shù)據(jù)量，我個(gè)人的觀點(diǎn)是盡量少的BOM階次可以使這項(xiàng)工作處于可控狀態(tài)。

5.收集第一手資料，將原來的分散數(shù)據(jù)從不同部門集中處理

　　在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料這一項(xiàng)一項(xiàng)，字段就包括生產(chǎn)、采購、銷售、庫存、財(cái)務(wù)的信息等。在這步中，應(yīng)利用統(tǒng)一格式的表格在各個(gè)部門間交叉流轉(zhuǎn)，讓各部門將與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個(gè)部門，以此類推，直到完成此步工作。

6.數(shù)據(jù)檢查

　檢查數(shù)據(jù)的完整性、正確性、唯一性：即數(shù)量是否完整、產(chǎn)品的規(guī)格，工藝等記錄是否正確、編碼是否唯一。

7.將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)

　　錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔整理，對(duì)于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份留存，并注明整理人員、完成時(shí)間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應(yīng)該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。錄入方法有手工錄入和像云易云erp借助第三方表格導(dǎo)入的這兩種。切勿錄入后將原數(shù)據(jù)刪除或者扔掉。

8.系統(tǒng)檢核

　　完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時(shí)最好的方法是利用軟件程序測試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫備份成一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫，然后按照流程全部走一邊，看那個(gè)過程會(huì)出現(xiàn)問題。

　　ERP收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)常用的有工具有Excel、Access、FoxPro、SQL server等。

云易云擁有10年產(chǎn)品開發(fā)與實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的人才，主營模具ERP，產(chǎn)品主要有外貿(mào)管理、報(bào)價(jià)管理、訂單管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、生產(chǎn)排程、采購管理、倉庫管理、財(cái)務(wù)管理等模塊，并與其他通用ERP進(jìn)行接口對(duì)接，讓生產(chǎn)進(jìn)度可控、管理有據(jù)可依、消息推動(dòng)管理、多軟件并存。云易云在全國擁有100家以上大中型客戶，吸取眾客戶管理所長，集軟件之智能，可按客戶人員職能分工進(jìn)行整合系統(tǒng)功能，按客戶競爭力管理制度個(gè)性化軟件，讓管理輕松、可控、有效。