進銷存系統(tǒng)，在滿足業(yè)務(wù)需求之余，往往由于業(yè)務(wù)需要，跨組織跨部門的多線程協(xié)作相當多見，也正由于這種特殊性，大多數(shù)情況下進銷存系統(tǒng)也需滿足管理上的需求。

進銷存的天然管理屬性

也許你會問，進銷存到底有哪些管理需求？

那么簡單舉個例子，比如采購物料，在這一個業(yè)務(wù)流程會經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)？從經(jīng)驗上來說，采購物料流程，必然經(jīng)歷“采購發(fā)起—>采購確認—>采購入庫—>采購付款”的流程，這還只是采購物料的其中的一個舉例流程，事實上由于行業(yè)供應(yīng)商的多樣性，采購物料的流程也相對比較多變。但萬變不離其宗，在本流程，從管理角度上切入，可能會解決哪些管理上的問題？

比如，

• 本次采購物料的發(fā)起，當下是否合理？
• 確認采購訂單，需要由哪些人拍板？
• 采購入庫，怎么保證庫存可用？
• 采購付款，如何走批款流程？

舉例的以上種種，在業(yè)務(wù)單據(jù)的流轉(zhuǎn)上，涉及到多方的確認或?qū)徟?，自然而然提出了管理概念，這也是進銷存系統(tǒng)天然帶有管理需求上的屬性。

業(yè)務(wù)上的需求，體現(xiàn)在“業(yè)務(wù)流-操作流-信息流-資金流”的管理。

而管理上需求，則重在把握業(yè)務(wù)在可控范圍內(nèi)如期流轉(zhuǎn)，完整地結(jié)束業(yè)務(wù)生命。此過程的管理，是業(yè)務(wù)的審核流管理?？梢哉f，進銷存上的業(yè)務(wù)管理，基本上是審核流的管理（當然不排除其他行政上的管理，但能融入進銷存的需求實在有限）。

進銷存管理組織和角色的搭建

常見的管理，大致上可分成對事務(wù)的管理以及對人員的管理。運行最常見的管理結(jié)構(gòu)，是以行政系統(tǒng)組織架構(gòu)為核心，人員匹配行政崗位為鏈條，通過層級關(guān)系搭建而成的組織架構(gòu)。如集團-分公司、總部-各行政部門、高層-中層-基層，再加以填充鏈條種具體崗位，就成了有血有肉的行政系統(tǒng)組織架構(gòu)。

而進銷存的管理需求，則需要實現(xiàn)在于如何將行政系統(tǒng)組織架構(gòu)通過系統(tǒng)工具完成搭建和映射，使各組織的各人員能完成業(yè)務(wù)的行使上暢通無阻，甚至能提高業(yè)務(wù)效率。

如何實現(xiàn)？常見的做法，即在進銷存系統(tǒng)也等同搭建起與之平行的行政系統(tǒng)組織架構(gòu)，行政崗位對應(yīng)進銷存系統(tǒng)崗位信息，建立進銷存各模塊涉及的系統(tǒng)角色，分配各角色分配對應(yīng)的功能權(quán)限。

在功能組織上，分析、拆解、打包進銷存業(yè)務(wù)上的流轉(zhuǎn)單據(jù)，使之成為一個個既獨立又相連的功能模塊。

這樣一來，不同行政系統(tǒng)組織上崗位，對應(yīng)進銷存系統(tǒng)的崗位，根據(jù)業(yè)務(wù)藍圖，分配一個或者多個功能模塊，是一對一或一對多的匹配關(guān)系，即能各崗位實現(xiàn)跨組織跨業(yè)務(wù)的管理需求。如財務(wù)部門的財務(wù)崗位角色，可以跨部門直接獲取采購部門的采購訂單，下推生成采購應(yīng)付單，并在財務(wù)部門內(nèi)部走采購預(yù)付貨款的批款流程，在此中采購部門的采購角色只需做好物料的采購動作即可，共同協(xié)作完成采購物料的業(yè)務(wù)生命。

通過角色界定業(yè)務(wù)權(quán)限，互相獨立又互不干擾混亂，各司其職，這便是進銷存系統(tǒng)在管理需求上的明顯體現(xiàn)。

五大權(quán)限

功能模塊上的業(yè)務(wù)權(quán)限，只需分配操作上的權(quán)限進行設(shè)置。任何單據(jù)的操作權(quán)限，不外乎是增／刪／改／查／審，每種操作權(quán)限都對應(yīng)「確認」和「撤銷」兩種流向操作，這就是單據(jù)五大權(quán)限。

這可以實現(xiàn)怎樣的一個場景呢？在系統(tǒng)組織架構(gòu)上，比如可以實現(xiàn)由采購部門的采購專員新增采購訂單，由采購部門的采購主管完成采購訂單的審核確認或駁回拒絕。根據(jù)已界定的業(yè)務(wù)藍圖的單據(jù)流轉(zhuǎn)，通過組織和操作權(quán)限，基本可以實現(xiàn)所有的業(yè)務(wù)場景。

權(quán)限的分配原則

權(quán)限的合理分配，需要對自身的業(yè)務(wù)流程有相當清晰的了解，并權(quán)衡好度的把握。目前介紹兩種權(quán)限的分配原則，分別適用于兩種截然相反的場景：

原則一：

上層做減法，基層做加法

使用場景：

適用于組織處于多變動調(diào)整期、或者組織架構(gòu)不明確、或者是業(yè)務(wù)場景不清晰而導致權(quán)責不分明的作業(yè)場景。簡單的說，在開始配置操作權(quán)限時，上層崗位角色分配較多的業(yè)務(wù)操作權(quán)限，而基層崗位分配較少的業(yè)務(wù)操作權(quán)限。業(yè)務(wù)在調(diào)整中前行，根據(jù)從多種渠道收集到的使用反饋，漸漸對上層無關(guān)要緊的操作權(quán)限做減法，對基層所需的必要操作權(quán)限做加法。

原則二：

按級按需分配

使用場景：

適用于組織架構(gòu)嚴謹、業(yè)務(wù)流程清晰明了、崗位權(quán)責具體分明的作業(yè)場景。這種場景相對很好理解，不多做介紹。

在實際的權(quán)限分配上，大多數(shù)情況下，原則一和原則二經(jīng)常并行執(zhí)行，無可厚非。

轉(zhuǎn)載自“人人都是產(chǎn)品經(jīng)理”

編輯：江工